நீங்கள் அனுப்பும் மின்னஞ்சல் கடிதங்களை, அவற்றைப் பெறுபவர்கள் கவனத்துடன் படிக்க வேண்டும் எனில், அவற்றைச் சற்று வரையறைகளுக்குள் அமைப்பது நல்லது. அவை என்ன என்று இங்கு பார்க்கலாம்.
பள்ளி வகுப்புகளில் நம் ஆசிரியர்கள், கடிதம் ஒன்று எப்படி எழுதப்பட வேண்டும் என பாடம் நடத்தி இருப்பார். தேதி, பெறுபவரை வாழ்த்திச் சொல்லும் சொற்கள், உங்கள் முகவரி போன்றவை இருக்க வேண்டும் எனக் கூறி இருப்பார்கள். அவற்றை இங்கும் பின்பற்றலாம். இன்னும் சில பயனுள்ள தகவல்கள் இங்கு தரப்படுகின்றன.
சுருக்கமாக: வேகமாக அஞ்சல்கள் சென்றடைய வேண்டும்; நம் செய்தி பெறுபவரை உடனே அடைய வேண்டும் என்ற நோக்கத்தில் தான், நாம் மின்னஞ்சல்களைப் பயன்படுத்துகிறோம். எனவே, நாம் தெரிவிக்க விரும்பும் தகவல்களையும் சுருக்கமாக, மின்னஞ்சல் கடிதத்தில் அமைக்க வேண்டும். நாம் எழுதுவது ஒரு புத்தகமோ அல்லது காதல் கடிதமோ அல்ல; சில தகவல்கள். எனவே சுருக்கமாக அவற்றை அமைப்பது உங்களுக்கும் பெறுபவருக்கும் சரியான தகவல் தொடர்பினை ஏற்படுத்தும்.
சிறிய சப்ஜெக்ட் வரி: மிக நீளமான சப்ஜெக்ட் வரியும், சப்ஜெக்ட் கட்டத்தில் ஒன்றுமே எழுதாமல் அனுப்புவதும் தவறு. உங்கள் கடிதம் குறித்த பொருளைத் தெரிவிக்கும் ஒன்றிரண்டு சொற்கள் போதுமே.
எழுத்து மற்றும் இலக்கண சோதனை: நம் கடிதம் பிழைகளுடன் இருந்தால், நம்மைப் பற்றி அஞ்சலைப் பெறுபவர் என்ன நினைப்பார்? கடிதம் எழுதி முடித்த பின்னர், எழுத்து மற்றும் இலக்கண பிழைகளைத் திருத்திய பின்னரே, அஞ்சலை அனுப்புதல் நல்லது.
சுருக்கு சொல், குறும்படங்கள் எதற்கு?
சொல் தொடர்களின் முன் எழுத்துக்கள் (Acronyms) அடங்கிய சொற்கள் மற்றும் எனப்படும் குறும்படங்கள் பயன் படுத்துவதனைத் தவிர்க்கவும். உங்களுக்குத் தெரிந்திருக் கலாம்; பெறுபவருக்குத் தெரிந்திருக்கும் என்று என்ன உறுதி. அதே போல இந்த குறும்படம் எதற்கு என்று எண்ணும் அளவிற்குப் பல குறும் படங்கள் உள்ளன. எனவே, இவற்றை அமைத்து உங்களின் மற்றும் பெறுபவரின் நேரத்தை வீணடிக்க வேண்டாமே.
பெரிய எழுத்துக்கள் எதற்கு?
ஒரு சிலர், தங்களின் கடிதத்தில் உள்ள செய்தி மிக முக்கியமானது என்ற எண்ணத்தில், அனைத்தும் பெரிய கேப்பிடல் எழுத்துக்களால் செய்தியை அமைப்பார் கள். இது, கோபத்தில் கத்திப் பேசுவதற்கு இணையாகும். எனவே இதனை தவிர்க்க வேண்டும்.
நகல்கள்: உங்கள் கடிதத்தின் நகலை உங்கள் நண்பர்கள் அனைவருக்கும் அனுப்ப வேண்டாமே! யாருக்கு அஞ்சலில் உள்ள தகவல்கள் சேர வேண்டுமோ, அவர்களின் முகவரிக்கு மட்டும் அனுப்பலாமே! தேவையற்ற பலருக்கு அனுப்புவது நல்லதில்லை. மேலும் அவர்களின் மின்னஞ்சல் முகவரிகள் ஏன் அனைவருக்கும் தெரிய வேண்டும்?
பெயர் கூறி வாழ்த்து: உங்கள் அஞ்சலைப் பெறுபவரின் பெயருடன், அவரை அன்பாக அழைக்கும் சொல்லையும் சேர்த்து எழுதுவது, உங்களின் நல்ல குணத்தை எடுத்துக் காட்டும்.
முடிவு: கடித முடிவில் நீங்கள் சொல்ல வந்த செய்தியினை முடித்து விட்டீர்கள் என்று தெரியும்படி ஒரு வரி சேர்க்க வேண்டும். உங்கள் பெயர் அல்லது டிஜிட்டல் கையெழுத்தினை இணைக்கலாம்.
தொடரைக் காட்டுக: மின்னஞ்சல் செய்தி ஒன்றுக்கு நீங்கள் பதிலளிக்கையில் ரிப்ளை பட்டன் அழுத்தி அமைப்பது நல்லது. அப்போதுதான், எந்த விஷயத்திற்கு நீங்கள் பதில் எழுதுகிறீர்கள் என்று மற்றவர்களும் தெளிவாக அறிய முடியும். ஏற்கனவே வந்த கடிதம் மிக நீளமாக இருந்தால், முக்கிய தகவல் அடங்கிய வரிகளை மட்டும் இணைக்கலாம்.
எப்போதும் மரியாதையுடனும், அன்புடனும் மற்றவருக்கான அஞ்சலை அமைக்கவும். இவர் தானே, அல்லது இவன்தானே என்ற முறையில் எப்படியும் அமைக்கக் கூடாது.
(நன்றி: தினமலர் -கம்ப்யூட்டர் மலர்)
